先方での打ち合わせ・商談に「間に合わない」や「行けなくなった」場合の伝え方。それとコツ。

取引先での商談・会議・打ち合わせなど、相手先で行う仕事に遅れてしまいそう、あるいは欠席する場合の対処法をご紹介します。例文やなるべく丸く収めるポイントなども合わせてご紹介していきます。

「遅刻」「欠席」が分かったら”すぐに”連絡を入れよう。
1. 電話の例
  1. 先方への到着が遅れそうな時（遅刻）
  2. 先方への訪問ができななった時（欠席）
    1. ポイント・コツ
こうならないための努力も重要。
まとめ

「遅刻」「欠席」が分かったら”すぐに”連絡を入れよう。

まずはできる限り早く連絡をしましょう。かなり余裕のある、先の話であればEメールなどを送って相談をするのもいいですが、基本的には電話で連絡を行います。

電話の例

電話で伝える例・流れです。もしもEメールで連絡する場合も内容は殆ど同じです。

先方への到着が遅れそうな時（遅刻）

1.「お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇と申します。XXX課の△△様はいらっしゃいますか？」
先方に電話をかけます。上は先方の会社に電話をしたパターンです。直接携帯電話へ連絡した場合は「いらっしゃいますか？」を「でお間違い無いでしょうか？」と言い換えればOKです。

2.「（繋がった場合）恐れ入りますが、お伝えしなければならないことがありまして、今、数分ほどお時間よろしいでしょうか？」「（不在の場合）それでは、お手数ですが伝言をお願いしてもよろしいでしょうか？」「（不在の場合）わかりました。お手数ですが、お戻りの際に折返しのお電話をいただくことはできるでしょうか？」
電話がつながれば、先方の時間を配慮しつつ、話を始めます。留守の場合は帰ってくる時間を聞くか、以上のように伝言や折返しの電話を要求しましょう。

3.本題「本日〇〇時から予定しているXXの件ですが、お伺いしている最中に、電車の人身事故が発生し遅延しております。予定より1時間ほど遅れてしまいます。申し訳ありませんがお待ち頂いてよろしいでしょうか？」
遅刻する理由と、どのくらい遅刻してしまうのかを説明します。
そして「お待ちいただけますか？」「お時間はよろしいでしょうか？」と、待ってもらえるのかを確認しましょう。
5.「ご迷惑をおかけして申し訳ありません。失礼いたします。」
通話終了です。

先方への訪問ができななった時（欠席）

1.「お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇と申します。XXX課の△△様はいらっしゃいますか？」
先方に電話をかけます。（上）遅刻のパターンと同じです。

2.「（繋がった場合）恐れ入りますが、お伝えしなければならないことがありまして、今、数分ほどお時間よろしいでしょうか？」「（不在の場合）それでは、お手数ですが伝言をお願いしてもよろしいでしょうか？」「（不在の場合）わかりました。お手数ですが、お戻りの際に折返しのお電話をいただくことはできるでしょうか？」
（上）遅刻のパターンと同じです。

3.本題「〇〇日に予定している〇〇の件ですが、大変失礼ではありますが、予定の変更をご相談したく、ご連絡致しました。」
予定しているその日は行けないので変更できますか？と相談を持ちかけましょう。
理由を付け加える場合は「弊社内部の業務が立て込んでおりまして、私の力不足もあり、このようなご相談をさせていただきました。」とざっくりした説明をするのも良いかもしれません。

4.「〇〇の件の変更は、可能な限り柔軟に対応させていただきます。」
再度予定を組んで頂けるということであれば、可能な限り融通を利かせ、相手に無理のないスケジュールを組みます。また率先して空いている時間を提示して、そこから自由に選んで頂くのも良いかもしれません。詳しい日時の決定は、Eメールなど文章での通信に切り替える場合もありますね。

5.「ご迷惑をおかけして申し訳ありません。失礼いたします。」
電話を切ります。