「対面・直接」「電話」「Eメール・メッセージ」の使い分けと、それぞれのメリット・デメリットについて。

ビジネスコミュニケーションにおける「対面・電話・メール」の使い分けはどうしたら良いのか。今回は各連絡手段それぞれの特徴、メリット・デメリットをご紹介します。
実際に使い分けを行う際の参考にして頂ければと思います。

伝える内容・用途で判断。「相手に伝える」そのために最善な選択をする。
「対面・電話・Eメール」の特徴
それぞれの適した使用方法について。（適材適所の例）
「対面」の使い分け方法まとめ。
「電話」の使い分け方法まとめ。
「Eメール・テキストメッセージ（＋FAX）」の使い分け方法まとめ。
まとめ

伝える内容・用途で判断。「相手に伝える」そのために最善な選択をする。

まず、結論としては「ケース・バイ・ケース」となります。想像するだけで分かるかもしれませんが「会社を休むときは電話で連絡」ですよね。休むというのにわざわざ出社はしませんよね。このような当たり前にわかるケースもあります。ですがこれはどっちなんだろう・・・と判断が難しい場合もあるかもしれません。なので今回は、そんな判断が難しい場合に参考になるように、改めて各連絡手段それぞれの特徴を細かく見ていきましょう。

「対面・電話・Eメール」の特徴

それでは各種連絡方法の特徴をご紹介します。実際の仕事・連絡内容に合わせて、連絡手段を選ぶ際の目安になります。

「対面・直接」のメリット・デメリット

メリット

感情が最も伝わりやすい。
リアルタイムで情報も伝えられる。
相手のリアルタイムな反応を得ることができる。（表情・態度）
すぐに返答を得ることも可能。
資料などを示すこともできる。
論理的な話、説明がしやすい。

デメリット

相手に時間を取ってもらう必要がある・相手によってはアポを取る必要がある。
通常、記録が残らない。（IC・ボイスレコーダー等を使えば記録可能）

「電話」のメリット・デメリット

メリット

すぐに連絡が取れる。
すぐに返答を得ることも可能。
メールと比べれば感情を伝えることが可能。

デメリット

相手の時間を奪うことになる。
直接ほどではないがお互いの時間が合わなければならない。
通常記録が残らない。（録音機能・サービス・機材を使用すれば記録可能）
直接ほど相手の反応が伝わってこない。（態度などが見えない）
音声で、図形や数字などの連絡は得意ではない。（正確性が確保しにくい。）

「Eメール・メッセージサービス」のメリット・デメリット

メリット

記録を残すことが可能。
相手の時間を奪わない。
言い間違いや聞き違いなどのヒューマンエラーが起こりにくい。
複数の相手に一斉送信が可能。
資料などを示すこともできる。
論理的な話がしやすい。

デメリット

感情が伝わらない。（文字から読み取る感情は人によって異なる可能性。）
相手の反応がわからない。（態度などが見えない）
見落としなどがありえる。（人によっては伝達の品質が約束されていない。※ななめ読み・迷惑メールフォルダをチェックしない等）

それぞれの適した使用方法について。（適材適所の例）

メール・電話・直接の、それぞれがどんなケースに適しているのか。逆に、どんなケースには合わないのか。以上で見てきた各種メリット・デメリットをもとにご紹介します。

「対面・直接」

適切・合う
重要な相談事。
謝罪をする。感謝を伝える。
重要な説明。高度な説明。
不適切・合わない
不要、あるいは簡単な連絡。（相手に時間を用意してもらうほどの事柄ではないこと。）
すぐに確認したいこと。（相手との時間が合わない場合。）

「電話」

適切・合う
早く確認したいこと。
相談事。
通常の連絡。
謝罪をする。感謝を伝える。（重度ではない。）
不適切・合わない
重要な謝罪をする。感謝を伝える。
不要、あるいは簡単な連絡。（相手に時間を用意してもらうほどの事柄ではないこと。）
数字や形状などの正確性を必要とすること。

「Eメール・テキストメッセージ」

適切・合う
数字や形状などの正確性を必要とすること。
簡単な内容。
簡単な相談事。
不適切・合わない
謝罪やお礼。
すぐに確認したいこと。（伝達や返答の速度は期待できない。）

「対面」の使い分け方法まとめ。

謝罪やお礼など自分の反応を相手に伝える、逆に相手の反応を受け取るといったケースでは対面直接でのコミュニケーションが有効。対面・直接であれば資料や実物とも一緒に示すことで論理的な説明や高度な情報の伝達などもできます。

ただし場合によってはアポを取る必要があったり相手に時間を設けてもらう必要があるので、メモ程度の軽い内容や今すぐに伝えたい場合など、不向きな面、電話で代用するべき点もあります。

「電話」の使い分け方法まとめ。

離れた場所であってもリアルタイムに情報を伝えることができます。また対面ほどではありませんがある程度の感情を伝えること・読み取ることも可能です。

しかし、数字や図面といったような情報は伝わりにくいというデメリットもあります。※ FAXやE メールと併用することで補うことも可能です。

「Eメール・テキストメッセージ（＋FAX）」の使い分け方法まとめ。

24時間いつでも送信・受け取りができて相手に時間を合わせていただく必要がないというのが最大の長所です。また画像などのファイルを添付することで幅広い情報の伝達も可能。データ、文字として残るので、数字等の正確な伝達にも適しています。
しかし、表情や声質などの感情は伝わらないです。（文章での感情表現は難しく、読み手の読解力も影響する。）

加えて、Eメールが迷惑メールフォルダーに分類されている場合、あるいは大量のメールに埋もれて発見されない可能性があり、確実に伝わるとも限りません。また返信など、相手からのレスポンスを待たないと相手の意見・理解を確認できないので、急用の対応には電話などの方が適しています。