【例あり】間に合わない!遅刻を会社・取引先へ伝える方法。

社会人基礎力・ビジネスマナー講座

もう間に合わない。遅刻を上手に会社・取引先へ伝える方法。

寝坊に遅延、道路の渋滞・・・会社を遅刻してしまうことは誰にでもあります。今回は「遅刻」を上手く会社に伝える方法をご紹介します。例文もございますので参考にしてみてください。

遅刻した・・・連絡をしましょう。

遅刻した・遅刻しそうなときは、まず電話などで連絡を入れましょう。

連絡は電話が基本。連絡するタイミングは始業前・就業予定時間前に行い、可能であれば始業前10~30分には連絡しましょう。※始業時間の場合は10分前が良いでしょう。早くかけても電話に誰も出れない・いないかもしれません。

電話の例

出勤時刻を遅刻した場合(遅刻しそうな場合)

遅刻理由:寝坊

1.「お疲れ様です、☓☓☓課の○○です。」

おはようございます。でも可

直通ではない場合は「☓☓☓課の△△さんはいますが?」「お取次ぎいただけますか?」と代わってもらいましょう。

2.※上司が不在の場合※「お手数ですが、伝言をお願いできますか?(3へ続く」

いない場合は「伝言をお願いできますか?」と言い、伝言を残しましょう。

3.「申し訳ありませんが、寝過ごしました。」

遅刻理由を伝えましょう。加えて以下

4.「到着が1時間ほど遅れそうです。」

どのくらい遅刻するのかを伝えましょう。※大抵は「わかりました・・・」と返事が来ます。

5.「ご迷惑をおかけします。失礼いたします。」

サクッと電話を切ります。「明日は出勤致します。長引く場合は改めてご連絡致します。」など、次の出勤予定を伝えても良いかもしれません。

他の遅刻理由の場合

上記例文の「申し訳ありませんが、寝過ごしました。」の遅刻理由を変えるだけで様々な遅刻理由に対応できます。

交通機関の遅刻「☓☓駅で人身事故が発生した原因で電車が遅延しています。申し訳ありませんが1時間ほど遅れそうです。」

自動車の渋滞「只今向かっておりますが、(☓☓にて)(事故により)渋滞が発生しています。申し訳ありませんが1時間ほど遅れ、到着は〇〇時頃になります。」

外出時の戻りの遅刻「申し訳ありません。取引先での打ち合わせが長引いておりまして、戻りは○○時頃になります。」

取引先(勤め先以外)の場合

取引先が相手で商談などに遅れる場合もほとんど同じです。(例文の1では「お世話になっております、〇〇会社の~」という自己紹介に変更)

だだし、より浅い関係なので、より深い配慮をしましょう。

例えば、遅刻理由を伝えた後に「理由~により〇〇分ほど遅れてしまいます。お待ち頂いてもよろしいでしょうか?」「ご迷惑おかけしますが、お時間はよろしいでしょうか?」時間は押してしまいますが、スケジュールはよろしいでしょうか?」と相手の時間を意識しつつ、遅刻しても会合の場を頂けるのか、待ってもらえるのかを確認しましょう。

まとめ

今回は社会人の「遅刻」についてご紹介しました。社会で「無言遅刻」はNG。迷惑を掛けるだけでなく、信用も失ってしまいます。間に合わないことが分かったときは早めに伝えるようにしましょう。

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