出勤できそうに無い。上手に欠勤を会社に伝える方法とコツ【例文あり】
体調や気分、周りの人の影響など・・・会社を休まなければならないときの対処法、会社へ欠勤することを円滑に伝える方法をご紹介します。
焦らないで、心配しないで・・・緊急事態は誰にでも起こる。
会社を休んだり、遅刻してしまったり。誰にでもあります。休みでは無いのに、勝手に非番だと思いこんでしまうことすらありえます。そんなときはまず落ち着いて、会社に連絡をしましょう。
人によっては、焦って後悔してしまう。その気持ちもわかりますが、大切なのは社会人としてお世話になっている「会社・仲間」への連絡をすることです。
電話などで欠勤を伝える。
始業時間・就業開始時間よりも前に連絡を入れましょう。できれば30分前には連絡をしましょう。とにかく仕事開始前に連絡したほうが良いです。
※始業時間の場合は10分前が良いでしょう。早くかけても電話口に誰もいないかもしれません。
連絡方法は基本的には「電話」を使用しましょう。※その他音声通話ツールを常用している会社であれば、もちろんそちらで構いません。
電話の例
1.「お疲れ様です、☓☓☓課の○○です。」
第一声はおはようございますなどでもOKです。直接上司に電話したなら名前だけでもOK。上司に直通ではない場合は「☓☓☓課の△△さんはいますが？」「お取次ぎいただけますか？」と代わってもらいましょう。
2.※上司不在の場合※「お手数ですが、伝言をお願いできますか？」
いない場合は「伝言をお願いできますか？」と言い、伝言を残してもらいましょう。
2.※上司と繋がった場合※「風邪で熱が出てしまい、申し訳ありませんが、本日は休暇を頂きたいのですが・・・」
「休暇を頂きたい」「休暇をいただけますでしょうか」と休暇を取りたいということを伝えましょう。「休みたい」「休みます」という言い方はあまり良くないです。
3.「ご迷惑をおかけします。失礼いたします。」
電話を切ります。ありがとうございますという表現はふさわしくありません。「ご迷惑おかけします。」などが良いです。
ポイント
メールなどは避けましょう。事後報告は論外です。必要なら仕事の進捗の報告も軽く行うと良いでしょう。
休日明けの出勤時には「お休みをいただいた件、ご迷惑をおかけしました。」と挨拶をするといいでしょう。
迷惑をかけた度合い、上司の態度によっては「体調管理に気をつけます」等付け加えるのも良いかもしれません。
上記の欠勤理由「風邪で熱が出てしまい」の部分は正直に話せば問題ないです。「身内の不幸」などその他の欠勤理由も同様の流れです。
まれなケースだとは思いますが、”ごまかす”場合は同じように「風邪で熱が出てしまい」と言えば良いと思います。
特殊ケース「内定後」「入社前」「入社間もない」「配属前」の時
就職したばかりで配属前の場合は「〇〇さんはいますか？」と上司・担当さんの名前だけで大丈夫です。わからなくて当然ですから。
更に働き始める前、初出勤の日の場合は「本日から働かせていただだく〇〇です。」「内定を頂いた〇〇です」など、自分の立場を付け加えると理解してもらいやすです。
結局は「伝われば良い」ので、完璧な言い回しではなくても、当たり障りのないようにと心がけるだけでも大丈夫です。安心してください。
まとめ
今回は欠勤を会社に伝える方法でした。主に病欠を想定した例文とポイント紹介でしたが、その他やむを得ない理由の際にも適応できると思います。よろしければ参考にしてみてください。
