【新人向け】新入社員は「ホウレンソウ」を意識せよ。

会社などでよく使われる言葉「ホウ・レン・ソウ」についてです。
ホウレンソウの重要性とその理由、実践する上でのポイントについてご紹介します。

「ホウ・レン・ソウ」とは。
「報・連・相」の重要性。社会人は一人ではできない。コミュニケーションの上に成り立っている。
具体的な「ホウ・レン・ソウ」内容・やり方
ホウレンソウ全体のコツ・ポイント
まとめ

「ホウ・レン・ソウ」とは。

そもそもホウ・レン・ソウって何？ということですが、意味としては漢字にするとわかりやすいです。漢字だと「報・連・相」となりまして、これは「報告」「連絡」「相談」の頭文字で、これら3つをまとめた言葉、そしてそのままの意味となっています。

会社でのコミュニケーションにおいて「報告」「連絡」「相談」は重要であることから、このような略語がよく使わるているわけです。

「報・連・相」の重要性。社会人は一人ではできない。コミュニケーションの上に成り立っている。

会社（社会）において「ホウ・レン・ソウ」はなぜ必要なのか。それは「あなた一人で活動しているわけではないから。」です。チームワークが必要です。

チームとして互いに支えあうためには周りのことを考え、しっかりと連携することが重要です。そして連携には「ホウレンソウ」が必要になります。

実は別に会社でのみホウレンソウが重要というわけではなく、学生や家庭でも同じです。赤ん坊の頃から「オギャー！」と泣き、何かを伝える。これはつまり「連絡」「報告」です。なので人は赤ちゃんの頃からホウレンソウを必要とし、成長・生活しています。

そして教育を受け社会人へと成長した今、更に高度なことを成し遂げようと「組織で活動」している。そのため「ホウレンソウ」の重要性は増し、社会人・ビジネスコミュニケーションの基本・必須となっています。

具体的な「ホウ・レン・ソウ」内容・やり方

それでは実際に「ホウ・レン・ソウ」の内容とそのやり方をご紹介していきます。

例文もいくつか出しますので、実際のお仕事の際にもお役立ていただければと思います。

報告

「報告（ホウ）」は仕事の結果や進行状況を上司・責任者へ伝えることです。報告すべき点については、報告を指示されたことはもちろんですが、各自で考えて言われずとも報告すべき点があれば自ら報告しましょう。

報告の例・流れ

1.「☓☓☓の件についてご報告があります。今、お時間よろしいでしょうか？」

まずは上司に対し報告があることを伝えます。その際、報告内容が何の件かも伝え、上司の都合を確認します。

2.「☓☓☓の件は○○でした。」「☓☓☓の件は△△です。状況として■■■との・・・」

報告を許可されれば、その詳細を報告します。指示を遂行し、結果に問題が有った場合は、その原因・理由についても合わせて報告しましょう。

3.「報告は以上です。」「また動きがありましたら、改めてご報告いたします。」

これで報告は完了です。新人の場合は”特に”心配されているので、「また報告に来ます」という意思を表明すると良いでしょう。

報告のポイント

報告は定期的に行います。上司に催促される前に行いましょう。また、主な内容・結果から先に伝えましょう。
あなたの仕事ぶりを評価するのは行動・結果です。行動は報告で結果となり把握・記録されます。

連絡

「連絡（レン）」は状況の変化や現場における軽度な変更、突発的な問題を独自で対応した場合など、端的な内容を伝えることです。報告には含めなかった細かな事項を伝えます。

連絡の例・流れ

連絡は様々なパターンがあるのであくまで一例です。

例：【取引先へ直行】「明日は、午前11時から○☓会社で打ち合わせの予定があります。直行させていただいてもよろしいでしょうか？」

例：【予定の遅れ】「大変申し訳ありませんが、電車の遅延により、予定より30分ほど遅れる見込みです。恐縮ですがお待ちいただけますでしょうか？」

連絡のポイント

連絡は上司が状況を把握するのに重要です。必要な連絡はもちろん欠かしてはいけませんが、指示されていない連絡事項でも、上司の判断に影響しそうな情報は意識的に連絡すると良いでしょう。

相談

「相談（ソウ）」は主に不明点があるとき、迷っているときに行います。上司に相談をすることで問題を解決し、無駄な時間をなくしたり、さらなる問題の回避につながります。

相談の例・流れ

1.予め内容を整理する。

何がわからないのか、どうするべきと予想しているのかなど、予め十分に相談内容を整理しましょう。

2.「〇〇の件についてご相談したいのですが、今、お時間よろしいでしょうか？」

質問・相談をします。「恐れ入りますが」など、敬意を払うと尚良いでしょう。

3.「了解いたしました。お答えいただきありがとうございました。」

理解や感謝を伝え相談を終えます。後日再度、相談頂いた件についてお礼を伝えるのも良いかもしれません。

相談のポイント

上司の都合を考慮し、「○○についておうかがいしたいのですが、今、数分ほどお時間よろしいでしょうか？」「☓☓について問題があり、ご相談したいのですが、3分ほどお時間よろしいでしょうか。」といった具合に、大まか相談内容と所要時間を合わせて伝えると良いでしょう。
かかる時間を知ってもらえることで相談に乗ってもらいやすくなります。