ビジネス電話をかける際の基本的な流れ

ビジネス電話をかける際の流れについて、例文と一緒にご紹介していきます。
会社・ビジネスシーンで、取引先などへ電話をかける際のときの方法・マニュアルとしてご参考頂ければと思います。

電話のかけ方、かける際の流れ。

ビジネス電話を掛ける際の手順と、かけ方についてご紹介していきます。

基本中の基本。会話の中で交換した情報を一時的に記録するために使用します。
「いつ、どこで、誰が、何を」を意識してメモをとりましょう。

伝えたい内容や聞きたい内容をあらかじめまとめておきましょう。何度も同じような内容で電話をかけては迷惑になってしまいます。
紙などに書き出しておくと取りこぼしを無くすことができ、電話の回数を最低限にできます。

相手の所属部署や氏名・フルネームを確認しておきましょう。相手から頂いた名刺などを手元に用意しておくと良いでしょう。

過去の打ち合わせで作成・使用した資料など、会話において必要になりそうな資料はあらかじめ手元に用意してから電話をするようにしましょう。
初めて電話をかける相手の場合は、相手の会社のウェブサイトやパンフレットなどを開いておくと良いでしょう。

自分の空いている時間をすぐに確認できるようにしておきます。
相手との予定を組むときには、カレンダーを確認し「日付」と「曜日」の両方にしっかり注意して間違いのないようにしましょう。

1.呼び出しを開始し相手が電話に出る。

2.挨拶・自己紹介を行う。

自分）いつもお世話になっております。〇〇〇商事の〇〇と申します。

相手）お世話になっております。

3.取次などのお願いをする。

自分）恐れ入りますが〇〇部の〇〇様はいらっしゃいますか。（〇〇の件についてご連絡したくお電話させていただきました、ご担当者様はいらっしゃいますか。）

相手）確認致しますので少々お待ちください。

4.担当者が不在の場合

■再度、改めてこちらから電話をする。
自分）承知しました。では改めてご連絡いたします。

■折り返し電話を頂けるようお願いする。（伝言をお願いする。）
自分）お手数おかけしますが、〇〇様がお戻りの際には、折り返しお電話いただけるようお願いしてもよろしいでしょうか。

4.担当者とつながる場合

担当者が出たら改めて名乗る。相手の時間が問題ないかを確認する。
自分）お世話になっております。わたくし、〇〇〇商事の〇〇と申します。お時間はよろしいでしょうか。

5.用件を伝える。

自分）～の件について確認したい点があるのですが。

6.電話を切る。

自分）お忙しいところありがとうございました。失礼いたします。

ビジネスシーンで電話をかける際の流れについてでした。基本的に電話をかける場合はこちらの準備が円滑なコミュニケーションに繋がります。
実際の会話のテクニックよりも、電話をかける前の準備に力を入れておくと良いでしょう。