電話が怖い。難しくて緊張する。「会社・ビジネスシーンの電話応対」で緊張を抑える方法。
会社など、就職して間もないうちは特にですが、会社・ビジネスシーンでの電話対応で緊張してしまい、上手く対応できなかったり、あがってしまい、何もかもが分からなくなってしまうなんて人もいるのでは無いでしょうか。
そこで今回は電話応対で緊張しにくくする方法についてご紹介していきます。
万能な緊張緩和術・・・「深呼吸」
まず、電話に出る前に深呼吸しましょう。「電話が苦手＝分からない＝イヤ」という思考が先行した状態では無駄に焦りが出て緊張し、上がってしまいます。
電話が鳴ったらまずは最初に深呼吸をして「リラックス」しましょう。一呼吸置いてもいいです。まあ、「リラックスしよう」と言っても無理なのはわかります。しかし、考えを先行させ固くなっても、結局相手が誰なのか、相手がどんなことを言ってくるのかは予測不能ですよね。
なので「ぽけー(~o~)。ふわふわ」と無心状態でも頭を回転させても、未来は予測不能な現実は変わらないです。ハッキリ言えば「わからないことを考えても無駄」ということです。
ですから、まずは無心・リラックス。そして電話に出て自社名・自己名紹介。それから何を言ってくるのか待つ・・・緊張しても良いんです。ですが、無心でも大丈夫なのです。
わからないから恐怖し緊張する。不安要素を取り除こう。
何故あなたは電話で緊張をしてしまうのでしょうか？ もしも「対面・直接の方が緊張しないかも。」という場合であれば、十中八九「相手が見えず、不明点が多いから」ということが原因の一つにあるのでは無いでしょうか。
例えば「何を言ってくるのか。どんなことを聞いてくるのかが不安・・・」などですね。確かに、もしも知らないこと、わからないことを聞かれたら困ってしまいますよね。
ですがそれは、逆に考えれば、わからないことを減らしていけば、自ずと不安を減らすことになるという事でもあります。
なので、調べる・覚える努力が必要ですが、わからないことを減らしていき、最終的には全てに対応可能になる事を目指しましょう。
社員の名前・名称を覚えよう。
社内の人に関しては「名前」「役職」「部署名」などを覚えておきましょう。余裕があれば「社員の所属・フルネーム・顔」をセットにして覚えておくと良いでしょう。
社内の人のことを覚えられたら、次は取引先の人の名前・部署などを覚えていきましょう。
会社のことを知る。
自分の会社で取り扱っている商材・業務内容・業界用語など、自社のビジネスについて把握しましょう。
取り次ぎがメインかもしれませんが、例えば何かしらの質問をされた時に、詳しい方へ電話を代わるにしても、どこの部署のスタッフに変わればいいのか分からない。そういったケースもあるかもしれません。その場合、多少の専門知識が重要なヒントになるので、覚えて置くと助かります。
会社の人と仲良くする。
会社の人と仲良くすることが、結果的に電話応対の緊張を和らげることになるかもしれません。
例えば掛かってきた電話で、相手から自分の知らないことに関して質問された時、社内の誰かに助言を求めるシーンも考えられると思います。そんな時、円滑な人間関係を築いているのであれば助けを求めることも容易でしょう。（仲の良い相手の方がお願い事をしやすいのと同じ。）
もちろん仕事なので仲が良くないからと言って非協力的なのは非生産的、というかそれでは社会人失格なのであるべきではありません。が、「電話応対で緊張する」というケースにおいて、助けを求めやすい環境・人間関係を持っているというのは安心感へつながるはずです。
テクニックを身に着けて、安心・落ち着きを獲得する。
電話応対の基礎を身につけましょう。敬語などの言葉遣い、電話の流れなど、初歩的な電話対応の知識・技術を身に着けることで基本的な電話対応はできるようになります。
以前、当サイトでも記事にしていますが「電話応対の基本」を確認して、イメージトレーニングを含め学習しておくと良いでしょう。
慣れもある。
人は経験を重ねることで物事を上手くできるようになります。つまり慣れていきます。そして電話応対における緊張でも同様に慣れはあります。
電話対応の基本を参考にしつつ回数をこなすことで、どんどん電話応対の腕も上達し慣れていきます。慣れていけば自信がついたり、緊張の度合いが弱まったりします。
まとめ
いかがでしたか。今回は「電話対応での緊張を抑える方法」についてご紹介しました。電話が緊張して怖くて仕方ないという方、あがり症を軽減してもう少しスムーズな電話の受け答えをしたいという方へ、少しでも参考になれば幸いです。
